Một trong những mối lo của doanh nghiệp khi phát hành hóa đơn điện tử chính là vấn đề bảo mật. Tuy nhiên, thực tiễn triển khai hóa đơn điện tử tại các doanh nghiệp cho thấy, vấn đề bảo mật thông tin của hóa đơn điện tử được đảm bảo an toàn vượt trội hơn hẳn so với hóa đơn giấy. Việc truy xuất, tìm kiếm, triểm tra hóa đơn cũng trở nên đơn giản, dễ dàng hơn. Xăng dầu là lĩnh vực tiên phong sử dụng hóa đơn điện tử, việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử xăng dầu mang lại rất nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp và khách hàng, đặc biệt, doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm vào vấn đề bảo mật.
Theo quy định của pháp luật thì tính bảo mật hóa đơn điện tử được xem là: Việc thiết lập ra các hàng rào bảo vệ dữ liệu thông tin và cơ sở phần mềm quản lý hóa đơn điện tử của doanh nghiệp, nhằm giữ cho các thông tin trên hóa đơn điện tử không bị thất thoát hoặc bị đánh cắp.
Đối với các doanh nghiệp, dữ liệu, thông tin hóa đơn như khách hàng, đối tác… là nội dung vô cùng quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến sự sống còn của doanh nghiệp. Chính vì vậy, khi chuyển sang hóa đơn điện tử, nhiều doanh nghiệp rất phân vân và đặt ra câu hỏi rằng liệu khi chuyển sang hóa đơn điện tử, vấn đề bảo mật thông tin có được đảm bảo hay không. Tuy nhiên, theo những quy định pháp luật về hóa đơn điện tử rõ ràng như trên có thể thấy rằng việc bảo mật hóa đơn điện tử được pháp luật Việt Nam rất được chú trọng. Bởi việc bảo mật thông tin nói chung, bảo mật hóa đơn điện tử nói riêng của doanh nghiệp là việc làm cần thiết để bảo vệ chính hoạt động kinh doanh của đơn vị, chống lại sự xâm nhập bất hợp pháp.
Một trong những yếu tố đầu tiên để sử dụng HĐĐT đảm bảo việc bảo mật thông tin, đó là các DN cần phải lựa chọn tổ chức cung cấp chứng thư số (T-VAN) hợp pháp, đáng tin cậy để ký hợp đồng cung cấp dịch vụ. Hiện nay, có nhiều tổ chức cùng quảng cáo dịch vụ cung cấp giải pháp HĐĐT mà DN không thể phân biệt đâu là đáng tin cậy để ký hợp đồng. Hơn nữa, một số chỉ tiêu mà người sử dụng không thể kiểm chứng được như: hệ thống thiết bị, kỹ thuật; năng lực của đội ngũ nhân sự kỹ thuật; khả năng sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu; an toàn hệ thống luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro cho DN, nếu xảy ra sự cố. Chính bởi vậy, kinh nghiệm dành cho các doanh nghiệp là nên tìm kiếm các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử đã được Tổng cục Thuế thẩm định và cho phép hoạt động, khuyến khích doanh nghiệp triển khai sử dụng như: Phần mềm hóa đơn điện tử MeInvoice, phần mềm hóa đơn điện tử Einvoce, Phần mềm hóa đơn điện tử CyberLotus, Phần mềm hóa đơn điện tử S-Invoice…. Đây đều là những đơn vị hàng đầu trong cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử đã được Tổng cục Thuế kiểm tra, rà soát và đánh giá đạt chuẩn.
- Mẫu biên bản hủy hóa đơn GTGT theo Thông tư 39
- Gaming Laptops
- Vai trò của BCTC đối với từng đối tượng sử dụng
Bên cạnh đó, vấn đề lưu trữ hóa đơn cũng trở nên đơn giản hơn rất nhiều so với khi doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy. Các vấn đề như hóa đơn hỏng, rách, mối mọt sẽ không còn là nỗi lo của doanh nghiệp nữa. Đặc biệt, khi muốn truy suất hóa đơn, kiểm tra hóa đơn, tìm kiếm hóa đơn cũng trở nên vô cùng đơn giản, dễ dàng chỉ với vài thao tác trên máy tính, điện thoại….
Có thể thấy việc phát hành hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy là vấn đề tất yếu của mỗi doanh nghiệp và vấn đề bảo mật thông tin khi sử dụng hóa đơn điện tử cũng là vấn đề được các nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử ưu tiên hàng đầu.
