Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử gồm những gì?

Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử gồm những gì?
2.2 (44%) 5 votes

Khi thực hiện triển khai sử dụng hóa đơn điện tử, điều quan trọng đầu tiên các doanh nghiệp cần phải làm đó chính là tìm hiểu các quy định về hóa đơn điện tử bao gồm: thủ tục phát hành hóa đơn điện tử, cách xử lý hóa đơn, viết tắt trên hóa đơn… để có thể triển khai sử dụng hiệu quả nhất hóa đơn điện tử. Trong phạm vi bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết thủ tục phát hành hóa đơn điện tử cho quý khách hàng.


Kể từ ngày 01/11/2020 các doanh nghiệp sẽ bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy. Cũng kể từ ngày này thì các quy định cũ về hóa đơn sẽ chính thức hết hiệu lực thi hành, việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử sẽ tuân theo quy định tại Nghị định 119/2018 và Thông tư 68/2019. Theo quy định Nghị định 119/2018/NĐ-CP, hồ sơ phát hành bao gồm:
Thông báo phát hành hóa đơn
Trong thông báo này, công ty lập hóa đơn cần cung cấp chính xác thông tin về tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ trụ sở chính theo đúng đăng ký với Bộ kế hoạch và đầu tư. Tương tự như đăng ký hóa đơn tự in, kế toán cần kê khai những loại hóa đơn doanh nghiệp thường sử dụng, đăng ký từ số bao nhiêu đến số bao nhiêu.
Trong Thông báo phát hành hóa đơn điện tử phải có chữ ký của người đại diện pháp luật của công ty và dấu mộc đỏ. Mẫu thông báo này đính kèm với Nghị định 119/2018/NĐ-CP, công ty có thể tải mẫu trên các trang web chính thống của Chính phủ, Bộ Tài Chính hay cơ quan thuế.
Mẫu thông báo 02, đính kèm trong Nghị định 119/2018/NĐ-CP
Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử
Mẫu quyết định này được phát hành cùng với Thông tư 32/2011/TT-BTC. Nội dung quyết định đã có đầy đủ những thông tin cần thiết, Ban lãnh đạo công ty chỉ cần điền ngày, tên đơn vị và ký tên.
Mẫu hóa đơn
Doanh nghiệp thường sử dụng mẫu hóa đơn nào đều phải gửi lên cơ quan thuế theo bộ hồ sơ phát hành hóa đơn. Mẫu này có thể do chính doanh nghiệp thiết kế theo đặc trưng kinh doanh hoặc lấy mẫu cơ bản.
Doanh nghiệp chú ý các hóa đơn đều phải đảm bảo các thông tin cần thiết theo quy định, tránh bị trả lại hồ sơ vì mẫu không hợp lệ. Các thiết kế do chính doanh nghiệp thiết kế phải đảm bảo rõ nhìn, cấu trúc khoa học, tối ưu cho cả người bán – người mua.

>> Công ty có được chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động khi đang nợ tiền BHXH?
Sau khi chuẩn bị tất cả hồ sơ xong, doanh nghiệp tiến hành gửi các quyết định, thông báo này lên cơ quan thuế địa phương. Trong vòng 02 ngày làm việc, cơ quan thuế sẽ trả lời doanh nghiệp có được phát hành hóa đơn điện tử hay không.
Còn theo quy định tại Nghị định 119/2018 thì chỉ sau 01 ngày làm việc cơ quan thuế sẽ có trả lời về việc được phát hành hay không được phát hành hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
Nếu trong trường hợp doanh nghiệp chưa nộp thông báo phát hành hóa đơn, chưa được cơ quan thuế chấp nhận việc triển khai sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp mà đã tiến hành sử dụng thì sẽ bị xử lý nghiêm khắc theo quy định của pháp luật, những hóa đơn này sẽ bị coi là hóa đơn không hợp pháp. Do đó, các doanh nghiệp cần chú ý bước làm thông báo phát hành hóa đơn.

>> Hóa đơn giá trị gia tăng được hủy như thế nào?
Trên đây là toàn bộ những công việc quan trọng để doanh nghiệp có thể triển khai phát hành thông báo hóa đơn được thuận lợi. Ngoài ra doanh nghiệp cần phải nắm rõ những nội dung về việc xử lý các lỗi sai thường gặp, hướng dẫn chuyển tiếp hóa đơn… để có thể thực hiện được tốt nhất những tình huống về hóa đơn có thể gặp phải.

Leave a Reply